Kearsipan

Kearsipan


Apa sih Arsip itu???


1. Pengertian arsip

Secara etimologi (Ilmu asal usul kata) “ARSIP” berasal dari bahasa yunani yaitu “ARCHEA” kemudian berubah menjadi “ARCHEON” yang berarti catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintah. Dan “FELUM” (latin) berarti bendel ataupun kumpulan dari warkat atau dokumen atau juga yang berarti benang atau tali.
Dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file. Karena pada awalnya orang-orang Inggris menyatukan warkat dengan cara mengikatnya dengan tali atau benang.
Bukti-bukti kegiatan kantor didalam Ilmu Kearsipan dinamakan arsip. Proses pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan kearsipan atau filling.


2. Fungsi / Tujuan Kearsipan :
1. Berusaha mengelola arsip yang bernilai guna
Yaitu suatu usaha agar arsip yang dikelola oleh suatu unit kerja kearsipan benar-benar arsip yang dipergunakan oleh kantor tersebut. Sedangkan yang tidak banyak hubungannya lebih baik disingkirkan.
2. Menyimpan warkat secara sistematis dan efisien
yaitu agar arsip yang tersimpan kedalam filling cabinet atau tempat penyimpanan lain. Menggunakan sisterm yang sesuati. Prosedur penyimpanan yang benar, metode serta alat penyimpanan yang memadai. Untuk itu ada motto di bidang kearsipan. Menyimpan teratur dan menemukan cepat dan tepat.

3. menemukan kembali dengan mudah
Jika pihak lain menginginkan arsip, maka petugas arsip haris dapat menemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk itu harus diusahakan kode-kode penyimpannya yang memudahkan dalam penemuan kembali.


3. Menurut Para Ahli

a. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, file dapat diartikan sebagai:
> semacam lemari berlaci yang dipakai untuk menyimpan berkas-berkas
> sekelompok warkat sama jenisnya yang disimpan terpisah dari kelompok-kelompok lainnya dalam lemari arsip. Misalnya foreign file, untuk menyimpan/mengelompokkan jenis warkat surat menyurat dengan perseorangan/organisasi di luar negeri
> arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan. Misalnya central file (arsip pusat)
b. The Liang Gie (1979, 17)
warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan perekam ingatan. Dalam bahasa Inggris warkat dikenal dengan istilah record.

c. (doserno dan kynaston (2005))
Yaitu dokumen dalam media yang mempunyai nilai historis atau hokum sehingga disimpan secara permanen.

d. Internasional standars organization (ISO)
Arsip yaitu informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam computer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas. (iso/dis 15489)